​Цагийн Менежментийн Үр Нөлөөтэй Стратегиуд: Судалгаанд Суурилсан Хандлага

Өнөөгийн хурдацтай хөгжиж буй нийгэмд хувь хүний цагийн менежмент гэдэг амжилт, бүтээмжийг нэмэгдүүлэхэд хамгийн чухал үүрэгтэй. Судалгаануудын үр дүнд суурилсан дараах стратегиуд нь таны цагийн менежментийг сайжруулахад туслах болно гэдэгт бид итгэлтэй байна.

1. Тодорхой Зорилго Тавих

Бодитой, хэмжигдэхүйц, хүрч болохуйц, холбогдохуйц, тодорхой хугацаатай (SMART) зорилго тавих нь ажлын чиглэлийг тодорхойлж, анхаарлаа төвлөрүүлэхэд тусалдаг. 2022 онд хэвлэгдсэн "Time Management and Academic Achievement" судалгаанд оюутнууд бодитой зорилго тавьж, төлөвлөгөө гаргах нь тэдний цагийн менежментэд эерэг нөлөө үзүүлсэн гэж дүгнэсэн байна.Тиймээс биелэгдэхүйц, тодорхой, бодит зорилго тавих нь хамгийн чухал аж. 

2. Ажлуудыг Эрэмбэлэх

Ажлуудыг чухал болон яаралтай байдлаар нь ангилах нь үр дүнтэй. Эйзенхауэрийн Матриц нь ажлуудыг дараах дөрвөн ангилалд хуваадаг:​

• Чухал ба Яаралтай: Нэн даруй хийх шаардлагатай ажлууд.​

• Чухал боловч Яаралтай Биш: Төлөвлөж, тогтсон хугацаанд гүйцэтгэх ажлууд.​

• Яаралтай боловч Чухал Биш: Бусдад даалгаж болох ажлууд.​

• Яаралтай Биш ба Чухал Биш: Цаг үрэхээс зайлсхийх хэрэгтэй ажлууд.​

Энэ арга нь анхаарлаа зөв хуваарилахад тусалдаг. 

3. Цаг Блоклох Арга

Цаг блоклох арга гэдэг нь өдрийн ажлийн цагаа тодорхой секторуудад хувааж хийхээр төлөвлөн анхаарлаа тэр цагт зөвхөн тэр ажилд төвлөрүүлэхийг хэлнэ. Энэ арга нь ажлын тасалдлыг багасгаж, үр дүнтэй гүйцэтгэхэд тусалдаг. 2023 онд Колорадо мужийн их сургууль уг сэдвээр судалгаа хийж байсан ба нийтлэлдээ "Цаг блоклох арга" нь оюутнуудад 30-35 хувийн илүү ажлын бүтээмжтэй байсныг дурьджээ. 

4. Помодоро техник

Помодоро техник нь 1980-аад онд Италийн оюутан Francesco Cirillo-гийн гаргасан анхаарлаа төвлөрүүлж, ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх энгийн боловч маш үр дүнтэй арга юм. Тэрбээр гал тогооны помодоро (улаан лооль хэлбэртэй) цаг ашиглан энэхүү хуваарилалтыг хийсэн тул ингэж нэрлэгдсэн аж.

25 минутын турш анхаарлаа төвлөрүүлэн ажиллаж, дараа нь 5 минут амрах циклийг давтах нь ажлын үр бүтээмжийг нэмэгдүүлж, ядаргааг багасгадаг. 

​2023 оны Британийн Сэтгэл судлалын сэтгүүлд нийтлэгдсэн судалгаагаар, Помодоро техникийг хэрэглэсэн хүмүүсийн анхаарал төвлөрөлт болон ажлын үр бүтээмж 20-25%-аар нэмэгдсэн байна. Мөн Harvard Business Review-ийн 2022 оны нийтлэлд завсарлага бүхий төвлөрсөн ажил нь "deep work" хийх чадварыг сайжруулдаг гэж дурдсан.

5. Ажлуудыг багцлах (Task Batching)

Ажлуудыг багцлах гэдэг нь ижил төрлийн ажлуудыг нэг багц болгон, тодорхой нэг хугацаанд төвлөрч гүйцэтгэх цагийн менежментийн арга юм. Энгийнээр хэлбэл “Төстэй ажил бүрийг салангид хийхийн оронд нэг дор төвлөрч гүйцэтгэх нь илүү үр дүнтэй.”

American Psychological Association (APA)-ийн 2017 оны судалгаагаар multitasking (олон ажлыг зэрэг хийх)-н үед хүмүүсийн бүтээмж 40% хүртэл буурдаг гэсэн байдаг.

Ажлын их ачаалалтай үед, байнга анхаарал сарнидаг бол, эрчимтэй төвлөрөх шаардлагатай төслүүд дээр болон ажлаа үр дүнтэйгээр удирдахыг хүсэж байвал уг аргыг ашиглах нь үр дүнтэй байна.

6. Технологийг Үр Дүнтэй Ашиглах

Цагийн менежментийн аппликейшн, хэрэгслүүдийг ашиглах нь ажлуудыг зохион байгуулах, хянахад хялбар болгодог. Жишээ нь: Todoist, Trello, Notion, Google Calendar зэрэг iOS болон Android үйлдлийн систем дээр хэрэглэх боломжтой үнэгүй аппликейшнууд олон бий.

2023 онд Ватерлоо их сургуулийн судалгаанд 500 гаруй оюутан хамрагдахад 50 хувь нь цагийн менежментийн аппликейшнүүдийг ашигладаг байсан ба тэдний дүн болоод ажлийн бүтээмж ашигладаггүй оюутнуудаасаа илүү байжээ.

7. Завсарлага Авах

Тогтмол буюу яг тогтсон цагт завсарлага авах нь ядаргааг багасгаж, анхаарлаа сэргээхэд тусалдаг. Хэт удаан суух нь залхах, анхаарал сулрах, ядрах зэрэг сөрөг налаатэй. 2023 оны 5-р сард Харвардын Бизнесийн Тойм сэтгүүлд нийтлэгдсэн судалгаанд ажлын үеэр тогтмол завсарлага авах нь бүтээмжийг 30-40 хувь нэмэгдүүлдэг гэж үзсэн байна. 

8. "Үгүй" Гэж Хэлж Сурах

Бүх ажлыг хүлээн авах буюу төлөвлөгөөндөө байхгүй ажилдаа тийм гэж хэлж өөртөө ачаалал авах нь ажлын ачааллыг нэмэгдүүлж, үр бүтээмжийг бууруулдаг. Тиймээс өөрийн чадвар, цаг хугацаанд тохирсон ажлуудыг хүлээн авч чадахгүй зүйлдээ "ҮГҮЙ" гэж хэлж сурах нь буруу зүйл биш юм. 

9. Өөрийгөө Урамшуулах

Ажлуудыг амжилттай гүйцэтгэсэн тохиолдолд өөрийгөө урамшуулах нь эерэг нөлөөтэй. Яагаад том ажлын дараа "хичээсэн шүү!" гээд өөрийгөө урамшуулж болохгүй гэж. 2014 онд "European Economic Review" сэтгүүлд нийтлэгдсэн судалгаанд өөрийгөө урамшуулах нь хувь хүний мотивацийг нэмэгдүүлдэг гэж үзсэн байна.

Үүнээс дүгнэхэд...

Бид эрт дээр үеээсээ "Цаг бол алт" гэж сургаж ирсэн. Тиймээс технологи гэрлийн хурдаар хөгжиж буй өнөө үед түүний үр нөлөөг хүртэж зөвөөр ашиглан, цагийг зөв зохицуулж, үр бүтээмжээ нэмэгдүүлэх нь бидний хувьд зайлшгүй сурах хэрэгтэй чухал чадвар болоод байна. Хувь хүн бүрийн ажлын хэв маяг, зорилго өөр байдаг тул өөрт тохирсон цагийн менежментийг зөв сонгон хэрэглэх нь амжилттай ажил, амьдралын хэмнэлийг бий болгох чухал алхам юм. Уг дадлуудаас хэвшүүлсэнээр өөртөө болон гэр бүлдээ илүү их цаг зарцуулах боломж нээгдэнэ.

🕒 Цагаа хянаж чадна гэдэг — амьдралаа удирдаж чадна гэсэн үг.